Por: Lic. Elizabeth Tovar, CMM, DES, CASE, CMS, CCM, CIS
Los congresos médicos son una plataforma fundamental para el avance del conocimiento en esta profesión, además de garantizar que los participantes se mantengan actualizados en un mundo donde, más que nunca, se desarrollan nuevos procedimientos y se evalúan propuestas innovadoras en medicamentos, técnicas y tratamientos.
Por lo tanto, estos congresos representan una vía esencial para la actualización transversal del conocimiento.
La reunión de especialistas de diversas áreas permite intercambiar experiencias, discutir hallazgos, aprender técnicas de punta y fomentar colaboraciones internacionales. Estos encuentros ofrecen espacios clave para talleres prácticos, plenarias inspiradoras, simposios de la industria, sesiones simultáneas y conferencias de líderes que profundizan en temas actuales y descubrimientos científicos.
Un congreso es, en esencia, el lugar donde los especialistas adquieren la información necesaria para mantenerse actualizados en un campo que evoluciona de forma acelerada.
El año próximo entrará en vigor una nueva etapa de recertificación médica, y los congresos serán la plataforma idónea para acumular los puntos académicos requeridos para alcanzar los objetivos establecidos.
Los patrocinadores, piedra angular de la industria de reuniones a nivel mundial, encuentran en los congresos una vía para elevar la calidad de la formación de residentes y profesionales, exponiendo a la clase médica a los últimos avances en medicina y tecnología. Esto contribuye a mejorar la calidad del cuidado médico en un país que desarrolla con rapidez su posicionamiento en el turismo médico regional.
Sin embargo, los congresos no pueden llevarse a cabo en cualquier espacio. La sede debe contar con la infraestructura necesaria para que el evento fluya correctamente, facilite el aprendizaje en diferentes formatos, disponga de espacios para talleres y actividades prácticas, y cuente con un área plenaria para conferencias magistrales. En resumen, debe responder a una evaluación estratégica que combine factores logísticos, técnicos y académicos. La elección de una sede influye directamente en el éxito del evento, la experiencia académica de los participantes y la imagen institucional de los organizadores.
Sin congresos, no habría suficiente transmisión de conocimiento ni pensamiento crítico que favorezca la profesionalización mediante la actualización constante.
Por esta razón, y en calidad de expertos, le ofrecemos una serie de puntos que facilitarán la selección de la sede más adecuada:
La capacidad y flexibilidad de los espacios es clave. Los centros de convenciones deben tener una altura mínima de 5 metros —idealmente 6— ya que esto influye en la visibilidad de los audiovisuales. Deben contar con auditorios amplios para las sesiones plenarias, salas modulares para talleres y sesiones simultáneas, y áreas de exposición cercanas a las salas de conferencia. Es esencial que los espacios se adapten al número de participantes y a las necesidades técnicas de cada actividad, incluyendo un área de recepción para eventos multitudinarios. Es importante recalcar que las capacidades indicadas en los folletos suelen ser optimistas, ya que no consideran obstrucciones como columnas, salidas de emergencia, puertas de servicio, ni los espacios requeridos para tarimas, equipos técnicos, cabinas de interpretación, entre otros. Por ello, es necesario un análisis cuidadoso que evite sorpresas como descubrir que un salón anunciado para mil personas en realidad acomoda menos del 70% debido a estas obstrucciones.
La infraestructura tecnológica también es esencial. La conectividad confiable permite proyecciones de alta calidad, videoconferencias, traducción simultánea avanzada y soporte técnico permanente.
La accesibilidad y ubicación son factores a considerar. La sede debe estar bien conectada tanto por vía aérea como terrestre.
Además, el equipo del recinto debe contar con personal especializado, capacitado para resolver imprevistos sin depender de terceros y capaz de interactuar con el Organizador Profesional de Congresos (OPC), comprendiendo la complejidad de su rol.
Finalmente, debe evaluarse la relación costo–beneficio. No solo debe analizarse el precio del alojamiento, sino también otros costos asociados: alquiler de salones, servicios adicionales, catering, tarifas por proveedores externos y otros cargos que afecten el presupuesto total. El objetivo es que el congreso sea autosostenible mediante inscripciones y patrocinios.
En conclusión, escoger una sede y gestionar un congreso es una tarea compleja. Le recomendamos que, antes de tomar una decisión, consulte a un Organizador Profesional de Congresos con licencia vigente. Este podrá brindarle la orientación necesaria para una elección acertada.
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